Excel 2013 Flash fill sparade mig just 10 minuters arbetstid!

Skribent: Petter Jacobs  /  Kategorier: Office 2013, Office 365  /  Publicerad den 26 mars 2013

Jag älskar små nya förbättringar i Officeprogrammen som ger enkel och praktisk direkt nytta. Visst är det coolt att powerpivot kan hantera miljontals rader out of the box, men det är ändå nåt visst när en ny liten funktion visar sig bli en favorit.

Excel flash fill är en sådan funktion för mig.

Flash fill ingår i nya office och är en funktion som förutser vad du vill göra med din data i ett excelark och erbjuder dig att slutföra uppgiften. Vi är nog många som suttit med excelark där vi importerat data, och sedan lägger en del tid på att försöka slå ihop kolumner så att det får den struktur som passar vårt behov. Lösningen tidigare har varit att skapa formler för att slå ihop denna data, och det har ibland blivit väldigt komplext. När man väl lyckats så insåg man kanske att man helst ville haft stor bokstav på för och efternamn och det hade inte din grunddata…
Nu, med Flash Fill,  kan alla göra allt detta utan kunskap om formler - det sker t.om. automagiskt. För bra för att vara sant? Jag ska ge ett exempel:

Här är en excelfil där jag hämtat data från en extern källa - ett affärssystem som inte har så bra exportfunktion.

Som ni ser så hamnar all data i samma kolumn och det är inte stora bokstäver på rätt plats. Mitt mål är att få en kolumn där för- och efternamn står ihop. Givetvis vill jag att namnet börjar med stor bokstav.

    • Jag skapar en ny rubrik i kolumn B som jag kallar "Namn".

    • Jag skriver sedan exempel på hur jag vill att kolumnen ska se ut - förnamn med stor bokstav och efternamn med stor bokstav.

    • När jag börjar skriva andra raden fattar "Flash Fill" vad jag vill ha gjort och hittar mönstret i kolumn A. Jag föreslås att fylla på med resterande namn.

    • Jag trycker "enter" - Klart!

"Flash Fill" fattade t.o.m. att jag ville ha stor bokstav i början på namnet eftersom mina exempel såg ut så!

Senast jag använde detta var i veckan när jag fick ett mail från en vän med lite uppgifter. Vännen hade använt word, men jag ville ha in datan i excel för att göra grafer av siffrorna för bättre överblick. När jag klistrade in wordfilen i excel blev det ingen bra formatering, men på samma sätt kunde jag enkelt börja skriva en ny kolumn och "Flash Fill" fattade vilken data jag ville ha ut.

Jag kan tänka på en rad andra tillfällen där denna funktion sparar tid, t.ex. fel formatering mobilnummer:
 

Andra scenarion som ni säkert stött på:

  • Ända mailadresser till endast små bokstäver

  • Ta bort extra mellanslag från adresslistor

  • En kolumn med ort kan ändras till stora bokstäver

För att "Flash Fill" ska fungera måste du:

  • Stå i kolumnen precis till höger om den data det handlar om. (alltså inga tomma kolumner mellan).

  • Skriva in två efterföljande exempel, den ena över den andra. Du kan alltså inte klicka någon annanstans under tiden, utan du måste fylla i två exempel i en sekvens. Om det inte fungerar har du troligen skrivit fel eller råkat klicka någonstans innan du började skriva andra exemplet.

Happy Flash-Filling

Antal visningar (2377)      Kommentarer ()

Taggar: Excel 2013