Dokument i SharePoint 3: Versionshantering

Skribent: Ken Larsson  /  Kategorier: SharePoint  /  Publicerad den 16 april 2013

I tidigare inlägg har jag beskrivit det grundläggande bakom en dokumentlista i SharePoint samt hur du organiserar ditt bibliotek. I detta inlägg kommer jag att gå igenom de grundläggande delarna gällande versionshanteringen.

 

En av de stora fördelarna med att ha sina dokument i SharePoint är just versionshanteringen. Varje gång du redigerar ett dokument skapas en nya version och det är enkelt att se tillbaka på tidigare versioner och spåra vem som gjorde vilken ändring.

Av någon konstig anledning har inte SharePoint versionshanteringen påslagen som standard för ett dokumentbibliotek, utan detta måste göras manuellt. Jag kommer att gå igenom detta lite längre ner i denna bloggpost. Först vill jag dock visa hur man tittar på olika versioner av ett dokument.

När du går med musen över dokumentets namn dyker det upp en pil till höger om namnet, som i sin tur visar en meny med saker som går att utföra på ett dokument. Här väljer jag Versionshistorik.

I dialogrutan som visas kan jag se alla versioner av dokumentet, vilket datum det ändrades och vem det var som ändrade. Genom att klicka på datumet kan jag öppna den tidigare versionen eller så kan jag från menyn som dyker upp välja att återställa en tidigare version. Resultatet av detta blir att en ny version skapas.

Olika typer av versionshantering

För att slå på eller ändra vilken typ av versionshantering ett dokumentbibliotek använder används Inställningar för bibliotek under fliken Bibliotek.

 

 

Under Versionsinställningar finns två typer av versionshantering som jag kommer att ta upp här.

Valet att endast skapa huvudversioner är den enklaste versionshanteringen. Då skapas version 1, som sedan ersätts med version 2 osv. Denna typ av hantering duger till de allra flesta dokumentbibliotek.

När det ställs lite högre krav på versionshanteringen och när det är en typ av dokument som kräver att arbete utförs i dokumentet utan att ändringarna visas, så är det huvudversioner och delversioner som gäller. En delversion i SharePoint räknas som ett utkast och beroende på rättigheter så kan endast ett fåtal personer se en delversion. Så länge ett dokument befinner sig i version 1.1, 1.2 osv, så kommer alltså den största delen av besökarna endast kunna se version 1.0.

Ett exempel är arbetet med till exempel en miljöpolicy. Alla användare kan hela tiden se den gällande versionen av dokumentet, men en arbetsgrupp kan arbeta med ändringar i olika delversioner parallellt. När gruppen har gjort klart sitt arbete så publicerar de en ny huvudversion, vilket direkt blir åtkomligt för alla andra.

Ett annat exempel är när du vill skapa dokumenten direkt i SharePoint, men att du inte vill att någon annan ska kunna se dokumentet innan du är klar med det.

 

 

Antal visningar (2854)      Kommentarer ()

Taggar:
Ken Larsson

Ken Larsson Ken Larsson

Andra inlägg av Ken Larsson