Aviseringar i SharePoint - använd dem, men använd dem rätt

Skribent: Ken Larsson  /  Kategorier: SharePoint  /  Publicerad den 3 maj 2013

En av grundstenarna i SharePoint är aviseringar. Här förväntas du som användare oftast själv avgöra vad som är intressant och sätta dina egna aviseringar.

Besöker du till exempel ett dokumentbibliotek som du är intresserad av att följa förändringar i går du bara upp till menyn och väljer Avisera mig på fliken Bibliotek. I inställningarna för aviseringen väljer du sedan hur ofta du ska aviseras och om vad.

Användare förväntas hantera sina egna aviseringar, vilket gör att du kan ändra aviseringen att gå till någon annan än dig själv i rutan Användare, men det finns inga garantier för att den användaren helt enkelt tar bort aviseringen. (Detta gäller dock inte aviseringar från till exempel en uppgiftslita som automatiskt skickar avisering vid tilldelning.)

Det här tycker jag är riktigt bra eftersom fokus skiftas mot användarna själva och det lämnas upp till var och en att välja vad man tycker är intressant.

Problemet är bara när man inte tittar på alternativen som finns för aviseringar (se bilden ovan). Lämna alla standardfält och du kommer garanterat drunkna i aviseringar från biliotek och listor där det sker många ändringar. Efter ett antal aviseringar i din inkorg slutar du titta på dem och de fyller ingen funktion längre.

Fråga dig själv istället om du verkligen behöver aviseringar med en gång, eller om det kanske räcker en gång i veckan. Och är det verkligen nödvändigt att få aviseringar om alla ändringar, eller räcker det med ett fåtal?

Om du verkligen måste veta alla ändringar som görs av alla användare genom aviseringar skulle jag vilja påstå att det istället saknas en rutin för ditt arbete. Skapa istället en sida i SharePoint med ett antal vyer där du kan se till exempel de senaste ändrade dokumenten, eller alla uppgifter som är tilldelade till dig. Ha sedan som rutin att besöka denna sidan regelbundet.

Utnyttja kraften i aviseringar, men se till att du inte drunknar i information.

 

Antal visningar (2747)      Kommentarer ()

Taggar:
Ken Larsson

Ken Larsson Ken Larsson

Andra inlägg av Ken Larsson