Ledighetsansökan i SharePoint

Ledighetsansökan i SharePoint

Skribent: Ken Larsson  /  Kategorier: SharePoint  /  Publicerad den 21 maj 2013
Som jag har skrivit i en tidigare bloggpost är det viktigt att man i SharePoint slutar tänka att all information ska ligga i dokument. Ett exempel jag brukar lyfta fram är en ledighetsansökan.

Bakgrunden är att i stort sett alla företag har behov av någon slags hantering av ledigheter. Det finns ofta en process bakom detta, även om den inte är uttalad. Ofta bygger detta på att en medarbetare får skriva ut en blankett som ska fyllas i och sedan lämnas till närmsta chef, som i sin tur efter godkännande lämnar en kopia till personalavdelningen och kanske en till ekonomiavdelningen. Dessutom ska en kopia tillbaka till medarbetaren. Sen kommer frågan vem som håller reda på när alla medarbetare har semester, vilket ofta resulterar i en semesterlista i Excel. Känns det igen?

 

Ovanstående är inte unikt, men jag ska i denna bloggpost ge mig på att bygga ett systemstöd för en ledighetsansökan i SharePoint - på bara 15. Och inom denna tidsram så kommer jag även att skapa en färdig semesterplanering.

 

Självklart måste du ha lite vana av att arbeta med SharePoint för att klara av ovanstående på den angivna tiden. Denna bloggpost förutsätter även att du har kunskap om SharePoint eftersom jag inte i detalj kommer att beskriva var jag klicka hela tiden.

 

Ok? Då kör vi.

 

Skapa Listan

Under Webbplatsåtgärder och Fler alternativ väljer jag att skapa en Anpassad lista som jag döper till Ledighetsansökan.


En anpassad lista innehåller bara kolumnen Rubrik till att börja med. I menyfältet skapar jag ett antal nya kolumner:
 • Från - Ett datumfält där det krävs att användaren anger ett värde.
 • Till - samma som ovan.
 • Ledighetstyp - Ett alternativfält där användaren får välja mellan Semester, Föräldraledighet eller att ange ett värde själv.

 

 

Nu är faktiskt själva grunden till listan färdig.

 

Visa ytterligare fält

Eftersom alla användare loggar in i SharePoint håller systemet hela tiden reda på vem som gör vad. Detta gäller till exempel versionshantering, men också vem som skapar poster i listor. Detta tänker jag nu utnyttja i min lista genom att visa kolumnerna Skapad och Skapa av i listan över ansökningar.

 

I vyhanteringen för min lista väljer jag att Ändra den här vyn.

Jag klickar i visningen av Skapad och Skapa av och sparar. Nu visas listan även med dessa kolumner.

 

Godkännande

Nästa steg blir att den som ska ta emot alla ansökningar lägger till en avisering på nya objekt i listan, så att denne får ett e-postmeddelande så fort en ny ansökan kommer in. För att denna person sedan ska kunna godkänna eller avslå en ansökan ska vi koppla på godkännande på listan. Detta görs under Inställningar för lista och Versionsinställningar.

Genom att kräva godkännande och dessutom ange Säkerhet för utkastobjekt så får vi automatiskt en hantering där endast den som ska godkänna ledigheten och den som har skapat ansökan kan se ansökan innan den är godkänd.

 

När detta är gjort visas automatiskt en kolumn för Godkännandestatus i vår lista.

 

Skapa ansökningar

Nu är jag faktiskt färdig med att skapa några ansökningar med följande resultat:

 

Alla ansökningar står nu i väntande och enligt ovan har nu alltså personalansvarig fått tre stycken aviseringar till sin e-post. Genom att välja Godkänn/avvisa i menyn för varje objekt kan denne sedan antingen godkänna eller avvisa ansökan tillsammans med en kommentar.

Här ska nu alla anställda ha en avisering om att ansökningar som de själva har skapat har blivit godkända, alternativt avvisade. Antingen löser man detta med standard aviseringar i SharePoint eller genom ett arbetsflöde, men det ryms inte i denna bloggpost.

 

Semesterplanering

Nu skulle man kunna tycka att vi nöjer oss med detta. Men över tid kommer företaget att samla på sig en hel del information i denna lista. Man skulle kunna tänka sig statistik över hur ofta anställda är lediga och så vidare, men i detta fall ska jag bara utnyttja listan för att visa en översikt över vem som är ledig och när.

 

Det första jag gör är att skapa en ny vy och väljer att skapa en Kalendervy.

I inställningarna för vyn väljer jag att kala den för Semesterplanering och sedan följande inställningar:
 • Starta: Från
 • Sluta: Till
 • Rubrik för måndasvy: Skapad av
 • Rubrik för veckovy: Skapad av
 • Underrubrik för veckovy: Ledighetstyp
 • Rubrik för dagsvy: Skapad av
 • Underrubrik för dagsvy: Ledighetstyp

   Filer: Visa endast objekt där kolumnen Godkännandestatus är lika med Godkänd

Resultatet blir en kalender som endast visar alla godkända ledigheter där namnet på den som ansökt om ledighet används som titel. Använder man vecko- eller dagsvisning kommer även vilken typ av ledighet det gäller att visas.


 

Med snabba medel har vi nu en relativt väl fungerande ledighetsansökan och en översikt över alla medarbetares ledigheter. Självklart kan denna byggas ut på många sätt och förbättras, men redan i detta utförande är det långt bättre än de gamla blanketterna som ska skrivas ut.

Antal visningar (4783)      Kommentarer ()

Taggar:
Ken Larsson

Ken Larsson Ken Larsson

Andra inlägg av Ken Larsson